時間總是利用不當，向優秀CEO學習巧妙管理時間

作為一個創始人、初創公司顧問和風險投資人，Bill Trenchard 曾幫幾十個創業公司落地，通過高增長贏得競爭。他目前是 First Round Capital 合伙人。在這篇文章中，他向創業者和投資人總結了自己是如何管理時間的。

首當其沖，學會學“不”

這一點非常重要。因為隨著公司壯大，你要處理的事也越來越多。你身邊會冒出無數人，通過 LinkedIn、電子郵件之類約你見面，請你幫忙，甚至會冒出一位你 20 年都沒見過的兒時伙伴，請你將你 Facebook 上那些有影響力的朋友介紹給他。這時，你要說“不”。

學“不”當然很難，因為你有顆感恩的心，你想回報，你覺得很多人幫過你，你也應該這樣。但是你得有條底線，同時還要學會一些容易說“不”的技巧。

試試下面這個“拒絕模板”，它適用大多數情況。我第一次從一位企業家兼投資人那里聽到這個東西，它幫我節約了無數時間，并減輕我的焦慮。舉個例子：

“Hi Bill，很開心收到你消息，愿你一切都好。目前我公司剛剛起步，發展還不錯，但面對遠期目標，我仍有很大壓力。我會參與一些圈內社交，但近期我可能不太方便。 祝好! ——Josh”

用這個方式，對那些你不想浪費時間精力的事做統一回復。你要用誠懇態度告訴對方目前你實際狀況，不要把事情搞得模棱兩可。

而有自己“拒絕模板”后，你可以對任何推銷人士說“不”。在不需要融資時，對那些投資邀約說“不”;投資人介紹各種各樣的人給你，你也不必跟每個人都見面;董事會成員任意提出請求，你也不必每個都點頭答應。包括 LinkedIn 上信息、長久失聯的朋友要求見面等等諸如此類，立刻為每個此類事情寫個拒絕模板。

第二步：做“電郵達人”

我特別向那些還沒用過 SaneBox 的人介紹這個軟件。我很愛用，因為它簡單，幫我節省很多時間。它就有點像谷歌優先項郵箱，設立一個群發郵件文件夾，把所有群發郵件從收件箱分出，所有你不想親自查閱的郵件，你永遠都看不見。

我認識的許多 CEO，在清空收件箱方面都是高手。想想郵局如何分信：會把信拿起來左看右看，然后來來回回斟酌每一封嗎?這種做法真讓人崩潰，但恰恰是大多數人處理郵件的方式。我觀察到“電郵忍者”們通常用三種方法處理：

全天候。一直開著收件箱，郵件收到就立刻處理。但即使你極具責任心，對需要深思熟慮的郵件，這種方式可能也有點草率。第二種，批處理。一天集中處理 2 到 4 次。第三種，找助理。找個全天候或虛擬助理幫你分類郵件，標記那些需要你親自回復、重要的郵件。

如果你沒助理，我建議第二種方法，它讓你處理郵件時集中精力，省出時間專注其它工作，同時處理多任務結果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它辦法還有: 裝些如 Asana 類任務管理插件，可以迅速將你 Email 移入移出任務管理器。

其它經驗：如果一封郵件你可以 2 分鐘內處理，那就立刻處理掉它，如果時間需要超過 2 分鐘，就把它移到任務管理器。這樣做，你可以學會分辨每個郵件輕重緩急，看郵件也不會占用大把時間。最后，可能也是最有效辦法：用 TextExpander 或其他“快速輸入神器”，將常用內容設置成簡短字符，輕敲幾下就寫完一封郵件。

第三步：保持精力

過去，我們平均每天走路 12 英里，現在我們天天坐著。但久坐不動危害堪比吸煙。科技工作者每天平均坐 9.3 小時，比睡覺都長，但是生命在于運動，下面有三個放松小技巧：

7 分鐘鍛煉法。《紐約時報》曾報過這個方法，在 7 分鐘里做 12 個動作，這種方法科學且有用;第二，步行會議。幾乎所有人都會有一對一會議，可以用散步替代坐在辦公司或咖啡館;第三，使用站立式辦公桌。現在許多公司都批準這類請求，它已被證實可以有效降低心臟病和癌癥，并可以提高士氣保持頭腦清醒。如果你公司允許移動辦公，試試它。

保持健康不光指身體健康，更包括心理健康。我們都知道睡眠規律，知道深度睡眠和 REM 周期的重要性，但常常忽略個人每天睡眠規律，要利用好每個人的“上升周期”，你應該像個運動員一樣建立一套自己的計劃表，把全天最有效率的一兩個小時，花在你認為最重要的三件事上。

典型 CEO 通常把上午時間花在最需創新的事上。調查表明：實際上大多數人也是上午最具創新意識;而處理郵件、站立會議則被排后，然后每天最后時間，還是安排處理郵件。

注意，每兩件事中都該有休息時間，以便你做每件事時可以專注。另外非常重要：當你休息時，你就真的是在休息，比如找個人聊天，聽聽音樂放松，做點跟工作無關的事。

第四步：制作“執行手冊”

每件你做過超過三次以上的事，把它詳細過程記錄下來，然后制作成一本你可以移交給其他人的執行手冊，這樣其他人就可以按你想法執行。盡量制作詳細、不要讓他人拿著它一而再、再而三問你下一步該怎么做，或是下一步負責人該找誰。

這其實也是 Uber 迅速擴張的原因。Uber 在美國 70 個城市迅速發展并占領市場，他如何做到的?使用執行手冊!在每個城市擴張時，他們都有每個城市單獨的執行手冊，每個不同城市做小范圍差別調整。每擴張一個城市，他們都實踐、檢驗并記錄到執行手冊。現在，他們只需按這份完整的手冊執行，就像一把“萬能鑰匙”。

熱衷創新的人都愛記錄，但對初創公司，僅僅記錄不夠，我所見過發展最成功的創業公司，都是早早就系統化自己日常行為和核心產品，讓他們在發展中成為一種習慣。

第五步：從外部會議獲益

你花了多少時間去見那些對你企業很重要的人，卻沒辦法增進你們之間關系?這些人，可能是生意發展伙伴或是一位客戶。為打破這種僵局，您需要了解他們的專業挑戰。如果你不知道，就去問。假設你在一個 B2B 環境，你客戶的客戶要求是什么?你又能幫他做點什么?我們中有多少人可以列出：我們客戶要面對的專業挑戰的前三位?

所以要真正從各類見面中有所得，你就必須在私人和專業間搭一座橋。它沒必要深奧，簡單得甚至可以是問問他們接下來的假期準備去哪里旅行。當他們回答這些問題時，你要記錄一下，也就是說：你要創造機會在會議之外深入了解這個人。如果談到單車騎行，你可以給他發一些很棒的單車騎行路線，這會帶來變革性不同。

第六步：合理規劃內部會議

初創公司每天都有無數會議，會開的多，收獲卻很少。我認為最該砍掉的會議就是匯報狀況的會，你不需團隊時刻匯報進展，把這些情況寫進 Google Doc，每周發給大家閱讀即可。

同時做出決議前，永遠不要離開會議。也包括決策會議時，迅速作出可逆決定，初創公司大多數決策是可逆的，但我們花太多時間思考這些。請將正確的數據和正確的人聚集起來，自然就可以得出正確決議。

所有決策會議都該如此，除非這是一個不可逆決議。多花點時間在這些不可逆決議上，多跟你指導者和董事們溝通。作為初創公司，你最大優勢就是規模不龐大，轉變起來很快。

第七步：找個助理

科技偉大之處是讓我們更有效率，但它也有限，你應該找個助理幫你，無論是辦公室還是遠程都可以。TaskRabbit 類遠程助理雖然可以幫你分類任務，但不知道你在想什么也無法替你做決定。

所以如果有可能，雇一個全職助理，效果會超乎你想象。助理除了能根據你行為，判斷你想法代你做決定外，還能幫你分擔其他事情。

如果你沒法雇用全職助理，試試虛擬助理，市面上有很多便宜的虛擬助理服務，比如 Prialto，它們可以替你處理很多事，比如訂購、寄送禮物、還有聽寫功能、安排會議等。

特別是聽寫功能。這個功能非常有效，絕不該被低估。我建議你下載一個叫 Voxie 的 App。你只需對它說，“請寫封 Email 給 Chris”，然后接著說內容：“你好 Chris，很高興早晨與你見面，謝謝你抽空過來。”這位虛擬助理可以輕松做出語音記錄，當你打開收件箱，你會看到這些語音已被整理成文字草稿，你只需輕輕一點發送出去。

會議后的跟進工作影響很大，但請問你多久才會去做?現在，你可以用語音記錄，會后立即起草。

第八：給你團隊成員一臂之力

我最近跟一位效率極高的 CEO 聊天，他信奉“行走式管理”。這模式和它名字一樣，他每天就在辦公室來回走，跟團隊內成員一對一或小團體交談，他問：是什么阻止了你工作進展?你困難是什么?這些是我能幫你突破的瓶頸或障礙嗎?怎樣的資源或方法可以快速推進你工作?

我建議你問問你團隊成員這些問題，然后幫他解決。如果你想讓他們高效，你就得自己高效，在他們需要時提供及時幫助。快速反應是其中一個關鍵，你還可以用 AwayFind 批處理和處理有緊急請求的郵件，當有人發你一封高優先級郵件，你可以馬上得知。

很多時候，你會發現員工很容易就“卡”住。他們會為部署新功能或給重要人物發郵件緊張，會為修復一個小小 Bug 揮汗如雨，卻忽略掉整個大項目已經由此停滯!當這類事阻礙他們工作進展，你該問的最好問題是：這個錯誤會帶來多少損失?如果 200 萬人里只有兩個人認為這個新功能不完美，你根本就沒必要浪費時間在修復 Bug 上。如果你是一個管理者，這些地方才是你最該花的時間。

實際上，80/20 法則適用任何事，80% 時間該被花在重要事情上，其余 20% 花在瑣事上。停止尋找完美，許多初創公司雇員，特別是技術人員喜歡萬事追求完美，但這并不是你作為 CEO 該追求的，速度才是。如果你掌握了如上技巧，可以將你 70% 時間最大化利用，你會在開會及看郵件方面省力不少。更重要的是，你可以將省下時間放在領導團隊，鼓舞人心、談判生意及改變世界上。

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翻譯簡寫：李晨